In principe zijn alle voorgenomen financiële verbintenissen van de gemeente en het OCMW onderworpen aan een voorafgaande visering door de financieel directeur. Het gaat daarbij niet alleen om overheidsopdrachten, maar ook om aanstellingen van personeel, huurcontracten, aankopen van onroerende goederen, enz. Het is wenselijk bepaalde categorieën van verrichtingen uit te sluiten van visumverplichting om de goede werking van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn niet in het gedrang te brengen. Het is immers organisatorisch niet haalbaar om alle uitgaven te viseren voordat de verbintenis ontstaat. Voor de goede administratieve organisatie is het wenselijk dat de raad niet alleen de financiële grens aangeeft voor de verrichtingen die moeten geviseerd worden, maar tevens vaststelt binnen welke voorwaarden de financieel directeur de bevoegdheid uitoefent.
Artikel 177, eerste lid, 1° van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur bepaalt dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid instaat voor onder andere de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden vermeld in artikel 266 en 267.
Artikel 266 van het decreet lokaal bestuur bepaalt dat enkel de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan. De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van die voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht vermeld in artikel 177, eerste lid, 1°. Hij verleent zijn visum, als uit dat onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. Hij kan voorwaarden koppelen aan zijn visum. Als de financieel directeur weigert zijn visum te verlenen, of als hij er voorwaarden aan koppelt, motiveert hij dat.
De raad bepaalt, na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur de controle uitoefent. De raad kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting. Artikel 220 van het decreet lokaal bestuur bepaalt dat de financieel directeur bevoegdheden kan toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Dit gebeurt schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen.
Het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikel 99, stelt dat de raad de volgende categorieën van verrichtingen niet kan uitsluiten van de visumverplichting :
1° de aanstelling van statutaire personeelsleden;
2° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;
3° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer;
4° de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan het bedrag, bepaald door de minister (momenteel 50.000 euro);
5° de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan het bedrag, bepaald door de minister (momenteel 25.000 euro);
6° de investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan 10.000 euro.
Bij opeenvolgende contracten voor de aanstelling van contractuele personeelsleden voor dezelfde functie wordt de totale duur aangenomen voor de toepassing van het eerste lid.
In afwijking van het eerste lid, 3°, kunnen de aanstellingen van één jaar of meer in de volgende gevallen wel uitgesloten worden van de visumverplichting:
1° een tewerkstelling met toepassing van artikel 60, paragraaf 7, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
2° een tewerkstelling ter uitvoering van andere werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden dan de werkgelegenheidsmaatregelen, vermeld in punt 1°, voor maximaal vier jaar, in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in hoofdstuk IV, afdeling 1, van de voormelde wet, of in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in artikel 8, 9 of 13, van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie.
Vanaf heden worden de volgende verrichtingen vrijgesteld van het voorafgaand visum van de financieel directeur, zoals bedoeld in artikel 266 van het decreet lokaal bestuur (en latere wijzigingen) :
1° De financiële verrichtingen, andere dan de aanstelling van personeel, waarvan het bedrag, exclusief btw, niet hoger is dan 5.000 euro. Om te bepalen of een voorgenomen financiële verbintenis binnen de perken van de vrijstelling valt, moet het totaal van de uitgaven voor de volledige looptijd van de verbintenis in rekening worden gebracht. Voor verbintenissen van onbepaalde duur wordt rekening gehouden met een forfaitaire looptijd van 4 jaar of 48 maanden;
2° Verrekeningen. Zij betreffen een uitvoeringshandeling en zijn vaak al uitgevoerd. Verrekeningen worden wel onderworpen aan een verplicht advies van de financieel directeur wanneer de netto uitgave het grensbedrag zoals vermeld in 1° heeft overschreden.
Specifiek voor het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn:
3° Een tewerkstelling met toepassing van artikel 60, §7, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, ongeacht de duurtijd;
4° een tewerkstelling ter uitvoering van andere dan in het 4° vermelde werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden voor maximum 4 jaar in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vermeld in hoofdstuk IV, afdeling 1, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn of in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vermeld in artikel 8, 9 of 13, van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie;
5° De toekenning van het recht op maatschappelijke integratie, leefloon of equivalenten is geen verbintenis aangegaan door het OCMW en is derhalve nooit aan het visum onderworpen;
6° De toekenning van individuele steunen door het OCMW is niet aan het visum onderworpen, daar de rechtmatige toekenning wordt opgevolgd in het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst (BCSD).
De eerdere raadsbesluiten houdende de vaststelling van de categorieën van verrichtingen van dagelijks bestuur die vrijgesteld zijn van het voorafgaandelijk visum worden opgeheven met ingang van heden.
Het dossier dat ter visering wordt voorgelegd, bevat alle noodzakelijke stukken om een correcte en volledige beoordeling van het dossier mogelijk te maken. De aanvrager van het visum voegt de nodige bewijsstukken toe. De financieel directeur viseert het dossier en levert het, in geval van een gunstig visum, digitaal gesigneerd af.
Het visum wordt bij overheidsopdrachten principieel gegeven voordat het college van burgemeester en schepenen of vast bureau de opdracht gunt. Het visum wordt in ieder geval uiterlijk gegeven vóór de verbintenis ontstaat. Een visum wordt nooit achteraf gegeven.
Bij een weigering om een visum te verlenen, geeft de financieel directeur een uitdrukkelijke motivering.
De financieel directeur moet steeds over een redelijke tijdsspanne beschikken om het dossier te beoordelen, in verhouding tot de complexiteit van het dossier. In deze is het de betrachting om het visum te verlenen binnen de 5 werkdagen. Deze termijn vangt aan op het moment dat het laatste stuk van het betreffende dossier aan de financieel directeur wordt overgemaakt. Het visum ontslaat de budgethouder niet van zijn verantwoordelijkheid om de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis te controleren.