Lokaal bestuur Hechtel-Eksel kan van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst ““Raamovereenkomst voor de verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening” – Bestek nr. CSMRTINFRA23” van aankoopcentrale Cipal DV gebruik maken waardoor men krachtens artikelen 2, 6° en 47 van de wet van 17 juni 2016 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.
Deze opdracht met referentie CSMRTINFRA23 omvat een niet-exclusieve raamovereenkomst met één leverancier voor de verwerving van “multi-vendor” ICT-infrastructuur. Het gaat daarbij om desktop en mobiele hardware, servers, netwerk(beveiligings)- en telecomapparatuur, opslag- en backup-systemen, kabels en installatiemateriaal, printers en scanners, multimedia apparatuur, toestellen voor identificatie en beveiliging, randapparaten en allerlei benodigdheden, inclusief aankoop- en beheeradvies. De inhoud van deze opdracht komt overeen met de behoeften van Lokaal bestuur Hechtel-Eksel op vlak van ICT-infrastructuur en bijhorende dienstverlening.
Gebruik maken van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst ““Raamovereenkomst voor de verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening” – Bestek nr. CSMRTINFRA23” van aankoopcentrale Cipal DV geeft Lokaal bestuur Hechtel- Eksel onder meer volgende voordelen:
- Volledige ontzorging van het aanbestedingstraject : aankoopcentrale Cipal DV voert de volledige plaatsingsprocedure tot en met de gunning van de raamovereenkomst.
- Aankoopcentrale Cipal DV beschikt over de nodige expertise en ervaring om deze specifieke markt te bevragen, en om voor deze specifieke opdracht de best mogelijke overeenkomst af te sluiten.
- Aankoopcentrale Cipal DV rekent geen kosten aan voor afnames door lokale overheden.
- Vanwege de grote volumes die aankoopcentrale Cipal DV in de markt zet, treedt er schaalvergroting op.
- De opdrachtnemer met wie de raamovereenkomst gesloten wordt, krijgt geen exclusiviteitsrecht. Het blijft mogelijk om zelf andere plaatsingsprocedures op te starten voor de aankoop van gelijkaardige materialen, of om deel te nemen aan eventuele andere raamovereenkomsten die andere aanbestedende overheden openstellen voor lokale overheden.
- De in de raamovereenkomst voorziene ICT-infrastructuur voldoet aan de behoeften van Lokaal bestuur Hechtel-Eksel.
Aankoopcentrale Cipal DV stelde met betrekking tot de plaatsing van de raamovereenkomst “Raamovereenkomst voor de verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening” middels de mededingingsprocedure met onderhandeling een selectiedocument met nr. CSMRTINFRA23 v2.0 en een bestek met nr. CSMRTINFRA23 v2.2 op, waarin de modaliteiten voor de selectie van de geïnteresseerde kandidaten en de lastvoorwaarden die van toepassing zijn op deze opdracht werden opgenomen.
De opdrachtdocumenten stellen onder meer het volgende:
- Het selectiedocument stelt (punt 3.7): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal. Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om een totaaloplossing in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst.
(…)
Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst) :
- Het bestek stelt (punt 4.8): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”
- Het bestek stelt (punt 4.6): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als elke andere afnemer - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren.”.
De plaatsingsprocedure werd door aankoopcentrale Cipal DV opgestart door het verzenden van de oproep tot kandidaatstelling op 17 juli 2023. Deze opdracht werd op Europees niveau bekendgemaakt.
De raad van bestuur van Cipal DV besliste in zitting van 26 oktober 2023 op basis van het selectieverslag v1.1 met referentie CSMRTINFRA23 om zes kandidaten te selecteren voor verdere deelname aan de plaatsingsprocedure.
Aan de zes geselecteerde kandidaten werd het bestek met nr. CSMRTINFRA23 v2.2 overgemaakt.
De raad van bestuur van Cipal DV besliste op 20 juni 2024 op basis van het gunningsverslag met referentie CSMRTINFRA23 om de opdracht te gunnen aan Dustin Belgium nv, Wingepark 5B te 3110 Rotselaar.
De looptijd van de raamovereenkomst bedraagt 4 jaar en eindigt op de vierde verjaardag van de datum van sluiting van de raamovereenkomst. De opdrachtdocumenten van deze opdracht voorzien erin dat in functie van bijzondere overgangsmaatregelen de raamovereenkomst maximaal 2 keer met maximaal 12 maanden – dus met 1 tot maximaal 24 maanden – kan worden verlengd door aankoopcentrale Cipal DV. De raamovereenkomst werd gesloten op 10 juli 2024.
De opdrachtdocumenten voorzien in een maximale waarde van de totale raamovereenkomst van € 45.000.000,00 excl. btw. Wanneer deze maximale waarde wordt bereikt vóór het einde van de voorziene looptijd van de raamovereenkomst of van de eventuele verlenging ervan, neemt de raamovereenkomst onmiddellijk een einde.
Bestellingen en leveringen/diensten die afgenomen worden middels deze raamovereenkomst zullen voor Lokaal bestuur Hechtel-Eksel opgevolgd worden door de ICT-verantwoordelijke die optreedt als leidend ambtenaar.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken , leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 2, 6°, 43 § 1, en 47 § 2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale en artikel 43.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
Het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het KB van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Goedkeuring wordt verleend aan de deelname aan de raamovereenkomst “Raamovereenkomst voor de verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening” die door aankoopcentrale Cipal DV werd geplaatst middels een mededingingsprocedure met onderhandeling, waarbij de lastvoorwaarden werden vastgesteld in het selectiedocument met referentie CSMRTINFRA23 v2.0 en het bestek met referentie CSMRTINFRA23 v2.2.
In toepassing van artikelen 2, 6°, 43 § 1 en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten doet Lokaal bestuur Hechtel-Eksel een beroep op aankoopcentrale Cipal DV voor de aankoop van ICT-infrastructuur en bijhorende dienstverlening via de ““Raamovereenkomst voor de verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening” – Bestek nr. CSMRTINFRA23”.
Middels het plaatsen van bestellingen bij opdrachtnemer Dustin Belgium nv, Wingepark 5B te 3110 Rotselaar worden de opdrachten gesloten binnen de raamovereenkomst. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in de opdrachtdocumenten voor deze raamovereenkomst, en de offerte van de opdrachtnemer. Voor iedere afname zal er door de ICT-verantwoordelijke als leidend ambtenaar een bestelbon ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
De uitgaven voor deze opdracht worden aangerekend op verschillende budgetcodes van zowel het exploitatie- als het investeringsbudget van het financieel meerjarenplan. Het merendeel van de bestellingen zullen worden aangerekend op de volgende budgetcodes:
- MJP001276 van het investeringsbudget
- MJP001497 en MJP000996 van het exploitatiebudget
De ICT-verantwoordelijke treedt bij iedere bestelling op als leidend ambtenaar voor Lokaal bestuur Hechtel-Eksel, en kan binnen de raamovereenkomst “Raamovereenkomst voor de verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening” van aankoopcentrale Cipal DV bestellingen plaatsen onder voorbehoud van voldoende krediet op de van toepassing zijnde budgetcodes. Bij iedere bestelling gebeurt een financiële controle.