De Deputatie van de Provincie Limburg gaf op 9 maart 2023 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming, en de plaatsingsprocedure van de overheidsopdracht “Raamovereenkomst software en diensten” met referentie 2022N096330.
De totale uitgaven binnen deze raamovereenkomst voor alle deelnemende besturen werd door Provincie Limburg geraamd op € 23.200.000,00 excl. btw of € 28.072.000,00 incl. btw.
De opdracht werd geplaatst middels de mededingingsprocedure met onderhandeling.
Provincie Limburg stelde met betrekking tot de overheidsopdracht “Raamovereenkomst software en diensten” een bestek met nr. 2022N096330 op, waarin onder meer volgende elementen werden opgenomen:
- De opdrachtnemer moet als aanspreekpunt kunnen fungeren voor alle software gerelateerde vraagstukken, zowel op vlak van ideale licentiemodellen, als op implementaties en voortdurende ondersteuning; dit met een proactieve houding die voordelen biedt op vlak van werking, beveiliging en financiële optimalisatie
- De opdracht kan betrekking hebben op alle mogelijke software die nodig is voor de dagelijkse werking, die instaat voor communicatie, die zorgt voor beveiliging, of in functie van dataretentie en bedrijfscontinuïteit
- De opdrachtnemer dient voor elke unieke case een oplossing op maat te kunnen uitwerken, en een meerwaarde te kunnen bieden
- Er moeten via een webshop aankopen mogelijk zijn van software waarvoor er geen ondersteunende of uitvoerende diensten nodig zijn
- De raamovereenkomst heeft een looptijd van 48 maanden
- Het maximale totale bestelbedrag van de raamovereenkomst wordt beperkt tot € 35.200.000,00 excl. btw of € 42.592.000,00 incl. btw
- De opdracht wordt gegund op basis van de gunningscriteria
- De minimumvereisten waaraan de voorgestelde oplossingen van de opdrachtnemer dienen te voldoen worden opgesomd in deel III van het bestek
- De verschillende opdrachten die gesloten worden tussen de opdrachtnemer en een aan de raamovereenkomst deelnemend bestuur worden vastgelegd in het document ‘Specifieke overeenkomst’ waarvan een model werd opgenomen in het bestek
Lokaal bestuur Hechtel-Eksel kan van de mogelijkheid tot afname van de “Raamovereenkomst software en diensten” met referentie 2022N096330 van Provincie Limburg gebruik maken waardoor men krachtens artikel 47, §2 van de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.
Gebruik maken van deze mogelijkheid geeft Lokaal bestuur Hechtel-Eksel volgende voordelen:
- Volledige ontzorging van het aanbestedingstraject : Provincie Limburg voert de volledige plaatsingsprocedure tot en met de gunning van de raamovereenkomst.
- Provincie Limburg beschikt over de nodige expertise en ervaring om deze specifieke markt te bevragen, en om voor deze specifieke opdracht de best mogelijke overeenkomst af te sluiten
- Provincie Limburg rekent geen kosten aan voor afnames door lokale overheden
- Vanwege de grote volumes die middels de raamovereenkomst in de markt gezet worden, treedt er schaalvergroting op.
- De opdrachtnemer met wie de raamovereenkomst gesloten wordt, krijgt geen exclusiviteitsrecht. Het blijft mogelijk om zelf andere plaatsingsprocedures op te starten voor de gelijkaardige opdrachten, of om deel te nemen aan eventuele andere raamovereenkomsten die andere aanbestedende overheden openstellen voor lokale overheden.
Op 3 augustus 2023 werd de overheidsopdracht “Raamovereenkomst software en diensten” met referentie 2022N096330 door de Deputatie van de Provincie Limburg gegund aan Group K, Kunselveld 7 te 3530 Houthalen-Helchteren, tegen de onderhandelde eenheidsprijzen vermeld in de definitieve offerte (BAFO) van deze inschrijver.
Voor het plaatsen van bestellingen, en het opvolgen van de dienstverlening binnen deze raamovereenkomst treedt Deskundige ICT, Albert Camps, op als leidend ambtenaar en contactpersoon voor Lokaal bestuur Hechtel-Eksel.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 38, § 1, 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden), en inzonderheid artikelen 2, 6° en 47 §2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale en artikel 43.
Het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het KB van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Goedkeuring wordt verleend aan de deelname aan de “Raamovereenkomst software en diensten”, die door Provincie Limburg werd geplaatst middels een mededingingsprocedure met onderhandeling. Er wordt eveneens goedkeuring verleend aan het bestek met nr. 2022N096330, opgesteld door Provincie Limburg.
In toepassing van artikel 2, 6°a en 7°b van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, wordt Provincie Limburg gemandateerd om op te treden als aankoopcentrale in die zin dat ze overheidsopdrachten of raamovereenkomsten met betrekking tot werken, leveringen of diensten plaatst die bestemd zijn voor aanbestedende overheden of aanbestedende entiteiten, zoals lokale overheden, waaronder Lokaal bestuur Hechtel-Eksel.
Middels het plaatsen van bestellingen bij opdrachtnemer Group K, Kunselveld 7 te 3530 Houthalen-Helchteren, worden de opdrachten gesloten binnen de raamovereenkomst. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2022N096330, en tegen de voorwaarden opgenomen in het voorstel van de opdrachtnemer. Voor iedere afname zal er door de leidend ambtenaar een bestelbon en een specifieke overeenkomst ter goedkeuring worden voorgelegd.
De uitgaven voor de verschillende opdrachten binnen deze raamovereenkomst worden aangerekend op verschillende budgetcodes van zowel het exploitatie- als het investeringsbudget van het financieel meerjarenplan. De leidend ambtenaar kan binnen de “Raamovereenkomst software en diensten” met referentie 2022N096330 bestellingen plaatsen onder voorbehoud van voldoende krediet op de betreffende budgetcodes. Bij iedere bestelling gebeurt een financiële controle.