De raad van bestuur van Cipal dv nam op 24 oktober 2019, bijgesteld op 30 januari 2020, een principiële beslissing tot gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “De verwerving en exploitatie van een multifunctioneel cloud platform voor de ondersteuning van duurzaam beleid door positieve incentivering, effectieve ontrading en correcte handhaving” (Bestek CSMRTIOH20).
De raad van bestuur van Cipal dv besliste op 20 februari 2020 tot plaatsing van de opdracht, bepaling van de selectievoorwaarden en keuze van de Europese mededingingsprocedure met onderhandeling als plaatsingsprocedure.
In uitvoering van deze beslissing door de raad van bestuur van Cipal dv werden de opdrachtdocumenten goedgekeurd.
De voornoemde opdracht van Cipal dv “Raamovereenkomst voor de verwerving en exploitatie van een multifunctioneel cloud platform voor de ondersteuning van duurzaam beleid door positieve incentivering, effectieve ontrading en correcte handhaving” (Bestek CSMRTIOH20) is een raamovereenkomst met één leverancier en Cipal dv treedt hierbij op als opdrachtencentrale in de zin van artikelen 2 (6°) en 47 van de wet van 17 juni 2016.
Het bestek stelt in punt 3.4: “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle entiteiten die in het selectiedocument - onder de hoofding ‘Bereik van de opdracht’ - bij de oproep tot kandidaatstelling voor onderhavige opdracht werden vermeld. Deze entiteiten worden samen met de opdrachtgever en alle leden van de dienstverlenende vereniging verder de “afnemer” genoemd.”
Het selectiedocument stelt in punt 3.5: “Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om een totaaloplossing in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst."
Alsook “Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als
aankoopcentrale (opdrachtencentrale) voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst):
• Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en
verzelfstandigde entiteiten
• Alle gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten van het Brussels Gewest."
Het bestek stelt in punt 3.3: “Cipal dv is, net als de afnemers van de aankoopcentrale, na toewijzing vrij om eender welk product of dienst te bestellen zoals die door de opdrachtnemer in het kader van deze opdracht wordt aangeboden en dit in de aantallen die de opdrachtgever of afnemer nodig acht.
Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als elke andere afnemer - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren. In voorkomend geval wordt dit niet als een wijziging van de opdracht beschouwd.”
Het bestek stelt in punt 3.5: “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”
Lokaal bestuur Hechtel-Eksel kan van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de opdrachtencentrale gebruik maken waardoor het krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2016 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.
De raad van bestuur van Cipal dv besliste op 23 december 2020 voornoemde opdracht te gunnen aan de maatschap Smartville, met maatschappelijke zetel te Steenweg Deinze 154, 9810 Nazareth.
Het is aangewezen dat lokaal bestuur Hechtel-Eksel gebruik maakt van de opdrachtencentrale om volgende redenen:
Lokaal bestuur Hechtel-Eksel is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst.
Er werd een vertrouwelijkheidsverklaring afgesloten tussen Cipal dv en lokaal bestuur Hechtel-Eksel die tot doel heeft alle informatie die verkregen wordt omtrent de aankoopcentrale en de raamovereenkomst strikt vertrouwelijk te behandelen en deze niet te verspreiden.
De deelname aan de raamovereenkomst zal voor lokaal bestuur Hechtel-Eksel gecoördineerd worden door het diensthoofd interne organisatie Sofie Vrijsen.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikelen 2, 6° en 47 §2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale en artikel 43 §1, tweede lid.
Het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het KB van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen;
Lokaal bestuur Hechtel-Eksel doet een beroep op aankoopcentrale (opdrachtencentrale) Cipal dv voor de realisatie van smart city projecten via de raamovereenkomst “De verwerving en exploitatie van een multifunctioneel cloud platform voor de ondersteuning van duurzaam beleid door positieve incentivering, effectieve ontrading en correcte handhaving” (CSMRTIOH20).
Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering.