Op 16 augustus 2021 heeft de toezichthoudende overheid het dossier, de betrokken besluiten en het standpunt van ons bestuur opgevraagd naar aanleiding van de klacht die ze ontvingen van raadsleden Sven Saenen, Raf Truyens, Marc De Pachter en Jo Kerkhofs. Klagers diende bezwaar in tegen het besluit van de gemeenteraad van Hechtel-Eksel van 28 juni 2021 inzake: 2021_GR_00089 - Overeenkomst m.b.t. het project tot uitbreiding van de huisvesting van de gemeentelijke diensten en een residentiële ontwikkeling - goedkeuring.
Op het verzoek van de toezichthoudende overheid werden alle mogelijke documenten bezorgd aan de toezichthoudende overheid.
Op 12 oktober 2021 nam de gouverneur het besluit om in dit dossier geen toezichtsmaatregel te treffen. Evenwel werd ons bestuur gewezen op het volgende:
- Ik vraag u in de eerste plaats aandacht te besteden aan de opmaak van uw
besluiten. Het bestreden besluit vermeldt wel dat er een bekendmaking is geweest
van het marktraadplegingsdocument, maar vermeldt niet waar deze
bekendmaking plaatsvond. Voor de volledigheid en in het kader van de
transparantie is het wenselijk dat ook de publicatieplaats vermeld wordt.
- Verder wil ik u ook wijzen op het belang van de volledigheid van een
gemeenteraadsdossier. Voormelde bekendmakingen behoren hiertoe, net zoals
het ingediend projectvoorstel naar aanleiding van de marktbevraging. De
gemeenteraadsleden hebben recht op inzage van het volledige dossier. Ik verzoek
u dan ook om de ontbrekende documenten alsnog over te maken aan de
gemeenteraadsleden. Ook de bijlagen, die ter zitting geschrapt werden, behoren
tot dit gemeenteraadsdossier. Deze zijn zelfs essentieel aangezien de gemeenteraad moet stemmen over de
schrapping ervan. De gemeenteraadsleden moeten een beeld krijgen van alle belangrijke elementen die van
invloed kunnen zijn op de te nemen beslissing.
- Ik wil u er ook op wijzen dat een gemeenteraadsbesluit dat genomen werd met miskenning van het wettelijk
inzagerecht van de raadsleden vatbaar is voor vernietiging. Uitzonderlijk zal ik in dit dossier niet optreden.
Ik acht dit in casu niet meer opportuun aangezien de betrokken bijlagen werden geschrapt en dus niet
meer voor komen in de goedgekeurde overeenkomst, de overeenkomst werd ondertussen ook al
ondertekend en een toezichtsmaatregel heeft geen gevolgen meer voor deze ondertekende overeenkomst.
Een vernietiging zou de uitkomst in dit dossier niet wijzigen. Ik vraag u wel met aandrang, in de toekomst,
de gemeenteraadsdossiers volledig voor te leggen aan de raadsleden zodat zij met kennis van zaken kunnen
beslissen.
Het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de besluiten van de toezichthoudende overheid ter kennis gebracht moet worden op de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad.