2020_OR_00029 - Reglement telewerken lokaal bestuur Hechtel-Eksel - Goedkeuring

Telewerken voor de coronacrisis

Voor de corona-crisis was telewerken niet aan de orde in onze organisatie, gemeente noch OCMW. Dit is niet opgenomen in ons arbeidsreglement, de vragen vanuit het personeel om deze manier van werken toepassen waren eerder sporadisch en onze organisatiestructuur – en cultuur waren hier niet op voorzien.

De aansturing van personeelsleden in onze organisatie is tamelijk hiërarchisch, met een traditionele manier van controleren, waarbij direct toezicht en face-to-face interactie centraal staan. Dit was enkele jaren geleden heel erg het geval, maar is gaandeweg toch aan het veranderen. Zowel voor de maatschappij als de organisatie zelf ligt de nadruk toch iets meer op de output en wordt er meer resultaatsgericht gewerkt dan vroeger.

Het OCMW in eerste fase en daarna het gemeentebestuur zijn gestart met de systematische vervanging van vaste pc’s door laptops en dockingstations. Deze vervanging was in maart 2020 zo goed als rond, slechts enkele medewerkers werkten nog met ofwel een oudere laptop ofwel met een vaste computer (wanneer softwaretoepassingen een overschakeling nog niet toelieten).

Elke administratief medewerker beschikte over een eigen bureau met volledige uitrusting van (extra) scherm, dockingstation, toetsenbord, muis, telefoontoestel maar ook bureaustoel, opbergruimte, … . Zodoende heeft iedereen zijn of haar eigen werkplek binnen de organisatie. Dit kon evenwel op een aparte bureau zijn, op een gedeelde bureau met 1 of 2 collega’s of op een landschapsbureau.

Sinds januari 2020 zijn de personeelsleden van het OCMW overgestapt op dezelfde flexibele werkroosters als het (administratief) gemeentepersoneel. Het systeem van glijtijden, balansuren en tijdsregistratie maakt dat er op een vlottere manier een evenwicht gevonden kan worden tussen werk en privéleven. In dit systeem worden echter wel stamuren vastgelegd, waarop de aanwezigheid van het personeelslid vereist is (indien geen verlofregeling ingezet is).

Telewerken tijdens de coronacrisis

Op 12 maart 2020 besliste de federale overheid dat thuiswerken verplicht werd voor organisaties waar deze manier van werken mogelijk was. Voor ons als lokale overheid waren er enkele diensten waarvan hun takenpakket thuiswerken niet toeliet: de technische dienst, de huisbeheerders, de sportzaalwachters, de kinderopvang en het onthaal van gemeente en OCMW. Andere diensten moesten hun dienstverlening verder zetten met een permanentieregeling, waarbij thuiswerken werd afgewisseld met aanwezigheid op de werkvloer: burgerzaken, dienst omgeving, sociale dienst, bibliotheek, seniorendienst.

We schreven tijdelijke richtlijnen, waarin de nodige afspraken gemaakt werden om telewerken op een vlotte manier te laten verlopen. Deze richtlijnen bezorgden de leidinggevenden aan hun medewerkers en ze maakten afspraken om deze manier van werken in goede banen te leiden. Aan de medewerkers werd gevraagd om een lijst bij te houden waarin de uitgevoerde taken of behandelde dossiers opgesomd werden. Leidinggevenden ervoeren deze manier van rapporteren in verschillende gevallen als interessant, omdat op die manier de opvolging van het resultaatsgericht werken veel gemakkelijker kon gebeuren. Daar waar voor de corona-crisis de aandacht meer uitging naar de aanwezigheid op de werkvloer, lag nu de nadruk op de output en rapportering van elke individuele medewerker.

We zijn er ons echter wel van bewust dat de taakinhoud van de meeste medewerkers tijdens de corona-crisis verschilt van de dienstverlening vóór corona-tijd. Dit betekent ook dat niet alle medewerkers dezelfde resultaten kunnen behalen tijdens thuiswerken als op de werkvloer. Dat ligt niet alleen aan het telewerken, maar ook aan de ontwrichte situatie in crisistijd. Er wordt door leidinggevenden echter wel aangestuurd op een zinvolle werkdagbesteding, maar dit is niet altijd zo kwalitatief als wel zou zijn op de werkvloer.

Telewerken na de coronacrisis

De bereidheid van medewerkers om thuis te werken is groot dankzij het verplichte proefproject in corona-lockdown. Het is echter niet, omdat deze verplichting van hogerhand opgelegd werd, dat dit een verworven recht is geworden.

Het moet zowel voor de medewerker als voor de leidinggevende duidelijk zijn dat thuiswerken voor beide partijen een voordeel is, waarbij wederzijds vertrouwen onontbeerlijk is. Om dat te kunnen bewerkstelligen, dient de leidinggevende ook een managementstijl te hanteren die past binnen het resultaatsgericht werken en los te komen van de controlebehoefte.

Directe supervisie en face-to-face-interactie, de klassieke instrumenten van traditioneel management zijn niet geschikt voor het begeleiden van telewerken. Deze begeleiding vereist echter extra aandacht aan motivatie, het regelen van beschikbaarheid, communicatie tussen telewerkers en niet-telewerkers en het behoud van de voeling met de werkvloer.

Duidelijke regelingen over de beschikbaarheid van telewerkers zijn belangrijk. Dit heeft ook een invloed op het wederzijds vertrouwen, zowel van leidinggevende naar telewerker als van collega’s (telewerker of niet-telewerker) onderling. Omdat we een kleine organisatie zijn, waarbij dienstoverschrijdende samenwerking belangrijk wordt geacht, is het nodig om deze afspraken van bereikbaarheid en beschikbaarheid op het niveau van de organisatie te maken.

Onze organisatie heeft geen baat bij voltijdse telewerkers. Indien telewerken een permanente ingang vindt in de gemeente en OCMW, kan dit maximum 2 dagen per week. Omdat de core-business van een lokale overheid de dienstverlening is naar burgers, cliënten en partners, is het niet mogelijk om een meerwaarde te creëren van telewerken ten opzichte van werken op de werkvloer. Zoals duidelijk blijkt uit de cijfers, is onze organisatie hier eveneens niet op gericht, en evenmin onze bedrijfscultuur.

Echter, er dienen op meerdere diensten inhaalbewegingen gemaakt moeten worden wat betreft de digitalisering van dossiers en de werking. Het is immers niet de bedoeling om met papieren dossiers (beveiliging van gegevens!) over straat te wandelen. Evenmin kan het de bedoeling zijn om zonder grotere visie of plan van aanpak ad hoc papieren documenten in te scannen, zodat telewerken de dag erna wel mogelijk is. Een digitale werking is vereist, gekoppeld aan een digitale workflow. Dat we zover nog niet zijn, werd duidelijk bij de roep om een printer op het thuisfront tijdens de coronalockdown.

Dient thuiswerken om te kunnen besparen op huisvesting? Kunnen telewerkers een bureau delen, waardoor de gemiddelde ruimte per medewerker aanzienlijk kleiner wordt? Dit is in onze organisatie (nog) niet aan de orde. Deze stap zou een brug te ver zijn, terugkijkend op de situatie waarin we enkele maanden geleden stonden. In deze eerste fase, die ervoor dient om alle partijen de beginselen van thuiswerken vlot ingang te laten vinden, ligt de klemtoon op productiviteit en flexibiliteit. Eventjes uit de werkomgeving om op adem te komen, om ongestoord te kunnen werken aan dossiers waar je anders niet aan toe komt, om op een flexibele manier de werkuren te kunnen indelen.

Decreet Lokaal Bestuur, art. 41